ビジネスメール(business letter)の注意点

英語のビジネスメールでやってはいけない事や、注意するべき点をまとめました。

ちなみに、ビジネスメールは、英語だとbusiness letter（ビジネスレター）と呼ばれる事が多いです。 もちろんビジネスメールとも言うのですが、ビジネスメールは普通郵便より速い郵便サービスの事をさす場合もあるので注意。


英語ビジネスメール

ビジネスメールは相手の時間を取らないように完結、明瞭に書く事を心がけましょう。
丁寧な文章を書く事は大切ですが、回りくどくて何が言いたいのか分からないような文章にならないように気をつけましょう。
また、既に過去やり取りをしている相手にメールを出す場合は、その旨を一筆しておきましょう。


形式

ビジネスメールには形式があります。フォーマルなメールの形式にまとめてあるので参照して下さい。

宛名

メールを出す相手の名前はなるべく記述しましょう。 部署が分かっても担当が分からない時など、Dear Sir or Madam,という記述のし方もありますが、なるべく相手の名前を探し出して書くようにしましょう。

スペルミス

スペルミスは絶対に避けましょう。信用に関わります。メールを書き終わったら必ずスペルチェックをする癖を付けましょう。

文法の誤り

文法の誤りが無いか、メールを送る前に必ず英語の得意な人にプルーフリード(proofread 校正)をしてもらいましょう。

“Private and Confidential”

送った相手以外の人に読まれたくない場合、封筒に“Private and Confidential”と明記しましょう。

就職の際のメール

面接に漕ぎ着けたいのなら、上記の注意点は必ず注意しましょう。スペルミスや文法の誤りがあるメール、カバーレター、履歴書はその段階で切られてしまいます。
e-mailで相手とやり取りをする際は添付に関するルール（添付は受け付けないので本文に記載、添付のファイル形式など）がある場合があるので、きちんと確認しましょう。 また、面接の後には出来るだけ"Thank you"レターを送りましょう。






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